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中文商务邮件写作助手
适用场景
- 从零起草商务邮件（请求、通知、跟进、道歉、合作提案）
- 润色已有邮件（改语气、精简内容、纠正表达）
- 内部沟通邮件（跨部门协作、汇报、会议通知）
- 对外邮件（客户、供应商、合作伙伴、政府机构）
核心工作流
第一步：信息收集
使用前需确认：
- 目标读者：内部/外部？级别（平级/上级/客户/政府）？
- 邮件目的：告知 / 请求 / 道歉 / 跟进 / 提案？
- 语气要求：正式 / 专业友好 / 简洁直接？
- 核心内容：关键事实/数字/时间节点是什么？
- 期望行动：读者需要做什么？截止时间？
第二步：结构框架
主题行（Subject）
↓
称呼语（Greeting）
↓
开场白（Context / Purpose）
↓
正文（Body: 背景 → 要点 → 细节）
↓
行动呼吁（Call to Action）
↓
礼貌结语（Closing）
↓
签名（Signature）第三步：常用模板
请求类
主题：关于[事项]的请求/申请
尊敬的[姓名/职位]：
您好！
[背景：一句话说明来意]
[请求内容：具体说明请求什么，为什么需要，时间要求]
如有需要，我可以[提供额外支持]。
烦请在[时间]前告知，感谢您的支持与配合！
此致
敬礼
[姓名]
[职位 | 部门 | 联系方式]跟进类
主题：跟进：[原邮件主题]
[称呼]，您好：
[上次沟通时间]，我曾就[事项]与您联系。
目前[进展/状态]，想再次确认[具体问题]，以便我们[下一步推进]。
如您方便，请在[时间]前回复，非常感谢！
[结语+签名]道歉类
主题：致歉：关于[事项]
[称呼]，您好：
首先，对于[问题/失误]给您带来的不便，我深表歉意。
[客观说明原因，不推脱]
我们已采取以下措施：
1. [补救措施1]
2. [补救措施2]
我们将确保此类情况不再发生。再次为此向您诚挚道歉。
[结语+签名]第四步：语气调整指南
| 场景 | 建议用词 |
|---|---|
| 对上级/客户 | 敬请、烦请、不胜感激、恳请指正 |
| 平级合作 | 麻烦、请、感谢配合、期待合作 |
| 催促但不失礼 | 如您方便、期望在XX前、如有进展请随时告知 |
| 拒绝请求 | 非常感谢您的信任，由于...，暂时无法...，建议... |
第五步：质量检查清单
- [ ] 主题行是否清晰说明邮件目的（5-15字）
- [ ] 称呼是否正确（姓名/职位拼写无误）
- [ ] 一封邮件只聚焦一个核心请求
- [ ] 关键信息是否加粗/分点（避免大段文字）
- [ ] 行动呼吁是否明确（谁、做什么、什么时间）
- [ ] 语气是否符合关系和场景
- [ ] 是否有错别字/语法问题