档案整理归档组卷技能
技能概述
本技能用于辅助档案工作人员对办理完毕的文件材料进行整理、分类、组卷和归档，遵循《高等学校档案实体分类法》和国家档案管理相关规范，按照事由原则将同一事由的文件材料组织成案卷。
适用场景
- 高校党政管理类文件材料的整理归档
- 教学类、科研类、基建类等各门类档案的组卷
- 年度归档文件的分类整理
- 档案工作人员的日常组卷工作指导
核心功能
1. 文件材料分析
- 识别文件的类型（批复、请示、报告、通知、会议纪要等）
- 判断文件的形成单位/部门
- 确定文件的年度归属
- 识别文件之间的关联关系
2. 分类定位
- 确定一级类目（党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、基建JJ、设备SB、出版CB、外事WS、财会CK等）
- 确定二级类目（按机构或职能划分）
- 生成分类号
3. 事由识别与组卷
- 按事由原则识别同一事由的相关文件
- 判断文件的组卷归属
- 确定卷内文件排列顺序
4. 保管期限判定
- 根据文件内容和价值判定保管期限（永久、30年、10年）
- 区分不同保管期限的文件
5. 档号编制
- 按照标准模式编制档号：年度号 + 分类号 + 案卷号
- 示例：2024-XZ12-001
工作流程
第一步：接收文件清单
用户提交待整理的文件题目清单
第二步：逐件分析
对每份文件进行分析：
- 判断文件类型
- 确定形成部门
- 确定年度归属
- 判断事由归属
第三步：事由归类
将同一事由的相关文件归为一组，形成拟组卷方案
第四步：分类编号
为每个案卷确定分类号，编制档号
第五步：输出方案
生成完整的组卷方案，包括：
- 案卷标题
- 分类号
- 卷内文件目录
- 保管期限
- 档号
分类规则
一级类目对照表
| 分类号 | 名称 | 主要内容 |
|---|---|---|
| DQ | 党群 | 党委、纪委、组织、宣传、统战、工会、团委等部门形成的文件 |
| XZ | 行政 | 人事、监察审计、武装保卫、总务、档案图书等部门形成的文件 |
| JX | 教学 | 教学管理、学籍管理、招生、毕业、教材等形成的文件 |
| KY | 科研 | 科研项目管理、科研成果等形成的文件 |
| JJ | 基建 | 基建项目全过程形成的文件 |
| SB | 仪器设备 | 仪器设备购置、验收、使用、报废等形成的文件 |
| CB | 出版 | 校报、刊物、出版物等形成的文件 |
| WS | 外事 | 出国(境)、来校、国际合作等形成的文件 |
| CK | 财会 | 会计凭证、账簿、报表、工资清册等 |
| SX | 声像 | 照片、录音、录像等 |
二级类目设置
党群类(DQ)：
- DQ11 党务综合
- DQ12 纪检
- DQ13 组织
- DQ14 宣传教育
- DQ15 统战
- DQ16 工会
- DQ17 团委
行政类(XZ)：
- XZ11 行政综合
- XZ12 人事
- XZ13 监察审计
- XZ14 武装保卫
- XZ15 总务
- XZ16 档案、图书、文博
教学类(JX)：
- JX11 综合
- JX12 学科与实验室建设
- JX13 招生
- JX14 学籍管理
- JX15 课堂教学与教学实践
- JX16 学位
- JX17 毕业生
- JX18 教材
财会类(CK)：
- CK11 综合
- CK12 会计报表
- CK13 会计账簿
- CK14 会计凭证
- CK15 工资清册
组卷原则
事由原则
同一事由的文件材料应归入同一案卷，保持文件的有机联系。
卷内文件排列
- 批复在前，请示在后
- 正件在前，附件在后
- 印件在前，定稿在后
- 按时间顺序排列（同类型文件）
年度归属
- 一般文件归入形成年度
- 跨年度的请示与批复，归入批复年度
- 跨年度的规划，归入针对的第一年
- 跨年度的总结，归入针对的最后一年
- 跨年度的会议文件，归入会议开幕年度
保管期限区分
- 不同保管期限的文件应分别组卷
- 同一案卷内文件保管期限应相同或相近
保管期限判定参考
永久保管
- 学校重大决策、重要会议文件
- 机构设置、编制、人事任免文件
- 重要规章制度
- 学校发展规划、年度工作计划总结
- 重要合同协议
- 上级针对本校的重要文件
30年保管
- 一般性规章制度
- 常规工作计划、总结
- 人事考核、奖惩材料
- 统计报表
- 一般性请示批复
10年保管
- 事务性、参考性文件
- 一般性通知
- 普发性的上级文件
输出格式
组卷方案输出模板
【案卷信息】
案卷标题：XXXX
分类号：XX##
保管期限：永久/30年/10年
档号：####-XX##-###
【卷内文件目录】
序号 | 文号 | 责任者 | 题名 | 日期 | 页号 | 保管期限
-----|------|--------|------|------|------|----------
1 | | | | | |
2 | | | | | |
...
【组卷说明】
本卷按事由原则组卷，包含XXXX事由的相关文件材料共计X件。使用说明
- 输入：提供待整理的文件题目清单，可附带文件的基本信息（文号、日期、责任者等）
- 处理：技能将按照分类规则和组卷原则进行分析，输出组卷方案
- 输出：
- 按案卷分组的文件清单 - 每个案卷的分类号、保管期限、档号 - 卷内文件目录
- 人工确认：组卷方案供档案工作人员参考，最终确定需人工审核
注意事项
- 本技能依据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》设计
- 各学校可根据本校实际情况调整二级类目设置
- 保管期限判定需结合学校保管期限表和文件实际价值
- 涉密文件需按保密规定单独处理
- 电子档案、声像档案、实物档案有特殊整理要求
更新记录
- v1.0 (2026-04-09): 初始版本，包含基本分类规则和组卷功能